اداره کارگزینی کارکنان


 

يكی از واحدهای تأثيرگذار در مديريت امور اداری كه مسئوليت جذب و استخدام كاركنان و پيگيری امور اداری آن‌ها را برعهده دارد كارگزينی كاركنان می‌باشد و به عبارتی فرآيند اداره كردن سازمان كه از يك سو به سياست‌ها و خط مشيی‌ها، مقررات و دستورالعمل‌ها و از سوی ديگر به اطلاعات مربوط به اداره كردن امور استخدامی، انتخاب و جبران خدمت و شرايط كار نيروی انسانی كه در سازمان استخدام شده يا می‌شود در چارچوب شرح وظايف برعهده كارگزينی كاركنان است و همـواره بـا بررسی و اجرای مقـررات، آئین نامه های مربوطه را همگام با استانداردهای مطلوب نظام آموزش عالی کشور پیش می‌برد.

bullet شرح وظایف واحدهای تابعه اداره کارگزینی

رئیس اداره:

  • نظارت بر صدور احکام، امور استخدام و تبدیل وضعیت استخدامی، انتقال، انتصاب، ترفیع، ماموریت، مرخصی، تعلیق و خروج از خدمت کارکنان.
  • نظارت و راهنمایی واحدهای کارگزینی.
  • مطالعه و اجرای قوانین، مقررات، آیین نامه ها و دستور العمل‌های و بخشنامه‌های استخدامی، و مقررات انطباقی و... و اظهار نظر در مورد نحوه اجرای قوانین و مقررات مورد عمل .
  • نظارت بر کلیه پیش نویس‌های تهیه شده توسط کارشناسان کارگزینی .
  • رسیدگی به پیشنهادها و تقاضاهای واصله مربوط به امور استخدامی و تبدیل وضع استخدامی.
  • برنامه ریزی و تمشیت و سرپرستی امور مختلف کارگزینی .
  • اتخاذ تدابیر لازم به منظور پیشرفت و بهبود امور جاری .
  • اجرای خط مشی تعیین شده و اتخاذ تدابیر لازم به منظور حسن انجام هدفهای مورد نظر .
  • تهیه ضوابط دستورالعمل‌های لازم .
  • شرکت در کارگرو‌ه‌ها، کمیته‌ها و جلسات مختلف .
  • تهیه و گزارش‌های لازم و انجام سایر امور محوله .
  • مشاوره، راهنمایی و پاسخگویی ارباب رجوع حضوری و تلفنی.


امور هیات علمی و غیر هیات علمی:

  • انجام امور اداری مربوط به اعضای هیات علمی اعم از استخدام، تبدیل وضعیت استخدامی، انتقال و مأموريت، انتصاب و .... ، مکاتبات با وزارت متبوع،سازمان مدیریت و برنامه ریزی و سایر سازمان ها حسب نیاز.
  • انجام امور اداری مربوط به اعضای غیر هیات علمی اعم از برگزاری مقدمات آزمون استخدامی، استخدام، انفصال، تبديل وضعيت استخدامی، انتقال و مأموريت و ...،مکاتبات با وزارت متبوع، سازمان مدیریت و برنامه ریزی و سایر سازمانها حسب نیاز.
  • تنظيم احكام كارگزينی مربوطه به اعضای هیات علمی و غیر هیات علمی.
  • بررسی نامه ها و درخواست های ارجاعی و اقدام در خصوص آنها.
  • انجام امور مربوط به اخذ سهمیه و شماره استخدام اعضای هیات علمی و غیر هیات علمی.
  • مطالعه بخشنامه‌ها رسيده جهت اجرای آن و در صورت نياز ابلاغ به افراد ذينفع.
  • پيگيری امور مربوط به رفع نواقص سيستم مكانيزه موجود.
  • ايجاد هماهنگی با واحدهای ذيربط و ارائه راهكارهای مناسب در جهت اصلاح و بهبود روش‌های انجام كار
  • بررسی، تنظیم و آماده‌سازی پرونده‌ها به منظور طرح در کمیته های تخصصی و هیات اجرائی منابع انسانی.
  • اقدام در مورد اجرای تصميمات كميته تخلفات اداری كاركنان برحسب مورد ( انتقال ـ اخراج ـ جابجائی).
  • اقدام در مورد صدور تسويه حساب پرسنل متوفی ـ اخراجی ـ بازنشسته.
  • پاسخگویی به ارباب رجوع (حضوری و تلفنی).


حضور و غیاب:

  • اعمال مرخصی‌ها (استحقاقی، استعلاجی، زایمان و...)، مأموریت‌ها (روزانه، آموزشی و...) و محاسبه سالانه مرخصی.
  • تهیه فایل گزارش‌های کارکرد و اضافه کار کارکنان به صورت ماهانه.
  • بررسي حضور و غياب كاركنان و تنظيم ليست كاركرد ماهانه آنان بمنظور پرداخت حقوق و اضافه كار در هر ماه .
  • کنترل و بررسی تردد کلیه همکاران دانشگاهی در سامانه حضور و غیاب.
  • استخراج مانده مرخصی هر ساله پرسنل قراردادی.
  • گزارش‌گیری غیبت برای کلیه پرسنل در سیستم بصورت ماهیانه.
  • ثبت مرخصی استعلاجی افراد در سیستم جهت رویت مدیران .
  • ثبت ورود و خروج پرسنل در بین ساعات کار، طبق لیست انتظامات درب شمال و جنوب.
  • نامه های ارجاع داده شده در چارگون (درخصوص نحوه حضور، اضافه کاری، تعیین میزان مرخصی افراد، تغییر ساعت کاری، اطلاع مدیر در مورد سقف اضافه کاری واحد و ...) رسیدگی به نامه‌های چارگون، ارسالی از سوی مدیران (با محتوای اضافه کاری، مأموریت، جابجایی پرسنل و یا قطع حقوق به علت زایمان، مرخصی بدون حقوق ، بازخریدی و ...).
  • پیگیری نامه در مورد اضافه کاری هر سه ماه کارکنان برخی از واحدها و تعریف آن در سیستم حضور و غیاب .
  • ارسال پیش نویس‌ در چارگون (با محتوای وضعیت حضور و غیبت‌های پرسنل، اعلام مانده مرخصی پرسنل بازنشسته، مرخصی منفی پرسنل و ...)
  • دریافت پیام از طریق چارگون و سیستم رایا در خصوص حضور و غیاب اعضای غیر هیات علمی و اقدام در این خصوص.
  • ارسال پیام به پرسنل و مدیران.
  • پاسخ به ارباب رجوع حضوری، تلفنی.
  • ثبت موارد درخواستی در سیستم حضور و غیاب (از قبیل رفع اشکال سیستمی مانند جابجایی ورود و خروج، ثبت فراموشی و..
  • ثبت شرکت در سامانه کارمند ایران.


بایگانی:

  • حفظ و نگهداری نامه ها، اوراق، اسناد و مدارك و پرونده های محرمانه مطابق مقررات و اصول
  • بايگانی و تهيه فهرست مربوط بر اساس روش تعيين شده
  • پيوست كردن پرونده ها يا سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور.
  • تحويل پرونده های مختومه به بايگانی راكد با اجازه مقام مافوق.
  • صورت برداری، طبقه‌بندی، كدگذاری و بايگانی پرونده ها طبق دستور العمل‌های مربوطه و احتياجات سازمان متبوع.
  • تشكيل پرونده جديد جهت پرسنل جديد الورود.
  • اعلام وصول پرونده‌های پرسنلی كه از ساير دستگاه‌ها.
  • بايگانی ارزشيابی ساليانه كاركنان در پرونده‌ های مربوط.
  • تهيه گزارشات مورد لزوم جهت ارائه به مقام ما فوق.
  • برگ شماری پرونده هايی كه به ساير واحدهای تابعه و پيگيری وصول پرونده.
  • پاسخگويی به مراجعین تلفنی و حضوری .